E

Lean Portfolio Management
Creëer sneller waarde, in lijn met je strategie
15.263

Je hebt het vast oof meegemaakt. "Onze teams zijn agile, ze doen Scrum. En ze rapporteren volgens Prince2, zodat we als management kunnen sturen". Met budget meetings en PMO verder ploeterend met traditionele project budgetten. 

Om agile te aten renderen en werkelijk sneller op de markt te geraken moeten we echt naar een nieuwe vorm van beheer van product ontwikkeling en begroting...

Odoo • Image and Text

Projectbeheer en tijdsregistratie

Ik vertel vaak het verhaal van een - fictieve - projectleider die bij je langskomt als je timesheet invult en je vraagt om wat tijd te boeken op een andere boekingscode dan waarop je echt gewerkt hebt "omdat daar nog budget over is". 

Iedereen kent die projectleider en hebben ze allemaal voor hem gewerkt... 

Waarom vragen projectleiders, eerlijke mensen, aan hun teamleden om bedrog te plegen? Om escalatie te vermijden, tijdsverliesom een verklaring te zoeken over verkeerde schattingen of problemen met de technologie of het ontbreken van de juiste mensen en kennis op het juiste tijdstip. Beter om het even onder de mat te vegen.

Maar dit betekent natuurlijk ook dat het uitgebreide PMO dat veel bedrijven oprichten er niet in slaagt om snel alarm te slaan als een project van de rails dreigt te lopen. 

En we zien de echte reden niet waarom het niet werkt. We beheren mensen als 'resources', als man-uren die cellen op een rekenblad vullen en die we optimaal (lees maximaal) willen laten renderen. En omdat we veel te veel projecten hebben lopen. 

De krententellers

Het kernprobleem van traditioneel governance is dat we focussen op de uitgavenkant. Een goede projectleider levert de afgesproken scope op tijd en binnen budget.

Maar dat kan toch niet het hele punt zijn? We investeren om waarde te creëren voor de klant. Het traditioneel project plan bevat een 'business case', maar in veel bedrijven gaat men niet eens na of het project inderdaad de vooropgestelde waarde heeft bijgebracht.

Financieel beheer blijft cruciaal voor succes. Maar traditioneel budgetbeheer met projectbudgetten en een jaarlijkse begrotingscyclus werkt niet goed in een onvoorspelbare omgeving met snelle concurrenten en een klant die veel keuze heeft.

Odoo • Text and Image
Odoo • Image and Text

De begrotingscyclus

Wat gebeurt er met een goed business idee in een traditionele omgeving? Stel: een prima idee in januari. Het wordt opgepikt, uitgewerkt, klaargemaakt voor de begrotingsronde die start in september. Einde december is de begroting klaar, in januari zoeken we een projectleider en stellen we het team samen.

Wat gebeurt dan tijdens de startvergadering? Vaak zijn business mensen teleurgesteld. Het goedgekeurde idee is ondertussen minder actueel dan nieuwe ideeën. Of misschien erger, het is nog altijd even actueel, maar de concurrentie staat er al met een gelijkaardig product en jouw ontwikkeling start maar net...Kortom

Kortom, het wijdverspreide jaarlijkse begrotingsproces heeft een enorm tijdverlies als gevolg, want je kan gemakkelijk een jaar verliezen voor een project ook echt start..

In het hele plaatje heeft het weinig zin om zwaar te investeren in agile om sneller op de markt te staan, en ondertussen nog een 20ste eeuws proces te hanteren dat tijd doet verliezen en niet meer beantwoordt aan zijn doel.

En dan ... overvol geladen

In mijn lessen beweer ik dat ik één ding weet over het aantal projecten in hun bedrijf. Het klopt altijd. Iedereen is akkoord: er zijn teveel projecten bezig.

Een teveel aan projecten veroorzaakt twee problemen. Eén probleem is dat het spreiden van beperkte middelen over meer projecten automatisch betekent dat de projecten trager opgeleverd zullen worden. Het tweede probleem is dat een groot aantal projecten een enorme overhead vergt aan management om de projecten en de nodige resources te coördineren. De managers hollen dan ook van de ene vergadering naar de andere.

Begrotingsdenken, het maximale gebruik van resources als enige maatstaf voor productiviteit en de silo's verbonden aan hiërarchisch management met top-down command and control dragen alle bij aan de algemene overbelasting van het systeem en aan trage levering. En, erger, aan ontmoediging en zelfs burn-out bij medewerkers gevangen in een berg werk zonder uitzicht.

Odoo • Text and Image

Lean portfolio management reikt oplossingen aan voor deze problemen
De traditionele benadering werkt duidelijk niet goed. We kennen trage en onvoorspelbare levering, teveel vergaderingen, uitgeputte medewerkers. Het wordt tijd om de traditionele benadering van project- en portfoliobeheer op de schop te nemen.

Meer over Lean Portfolio Management



ADJUGO lanceert Lean Portfolio Management maand in january 2021. Kom kennismaken met Lean Portfolio Management tijdens ons gratis seminarie op 6 januariOf je kan je inschrijven voor onze  SAFe Lean Portfolio Management training op 13 en 14 januari 2022. Gaat zeker door....
Sign in om een reactie achter te laten

E

The Learning Organization
How a Learning Organization will help you in the Agile Transformation